Absage per email

Egal ob Unternehmen oder Bewerber*in, Absagen schreibt niemand gern. Warum ist es trotzdem wichtig, frühestmöglich und in angemessenem Ton abzusagen? Einer solches Vorgehen sollte allein schon im gegenseitigen Achtung begründet sein, doch auch diverse andere Gründe sprechen dafür.

Unternehmen, die beispielsweise auf eine Absage verzichten und auf die eingegangene Bewerbung oder auf das letzte Vorstellungsgespräch keine Rückmeldung erfolgen lassen, nehmen in Kauf, dass Bewerber*innen im Unklaren gelassen werden. Das hinterlässt, obwohl in vielen Bewerbungsprozessen erfahrungsgemäß gang und gab, einen faden Beigeschmack und veranlasst möglicherweise die Betroffenen, anderen Bewerber*innen von einer Bewerbung bei dem Unterfangen abzuraten.

Bewerber*innen, die dem Unternehmen eine Antwort schuldig bleiben, verbauen sich damit möglicherweise eine spätere Anstellung. Mit einer charmanten Absage hinterlässt du nicht nur eine angemessene Antwort, sondern auch bleibenden Eindruck.

Durch eine höfliche Absage...

Du hast deine Bewerbungsunterlagen eingereicht, vielleicht hattest du sogar schon ein Vorstellungsgespräch, hast aber nun das Entscheidung getroffen, dass du dich nicht länger für die Stelle bewerben möchtest. Dann solltest du frühestmöglich deine Bewerbung zurückziehen. Willst du dem Unternehmen absagen, ist es ratsam auf mehrere Formalia achten. Dazu zählend ein strukturierter Aufbau, eine angemessene Ausdrucksweise und einer passender Zustellungsweg. 

Du kannst deine Absage sowohl als auch postalisch übermitteln. Du solltest allerdings bei einer Versendung per Post das Absendedatum und ggf. dem Betrieb zuvor telefonisch das baldige Eingehen der Absage ankündigen. Hattest du bereits ein Vorstellungsgespräch bei dem Betrieb, kannst du mit einem telefonischen Gespräch adäquat absagen.

Absagen richten sich an die zuständigen Recruiter*innen, das du bestenfalls bereits in der Anrede deiner Bewerbung angesprochen hast. Innerhalb der Absage solltest du ihrer nachvollziehbare Gründe liefern. Hast du andere Gründe haben, die keine seriösen Begründungen darstellen oder gar beleidigend wirken könnten, verzichte lieber darauf, sie zu nennen.

Valide Gründe für eine Absage sind beispielsweise:

Gründe, die du nicht in deine Absage aufnehmen solltest:

Egal, dunkel du dich für ein Praktikum, ein Studium oder eine ausgeschriebene Stelle beworben hast – bei die Formulierung des Absageschreibens kannst du dich am Aufbau eines klassischen formalen Schreibens orientieren. 

Beim postalischen Versand musst du zusätzlich einen Briefkopf erstellen. Nenne darin deine Adresse sowie die des Arbeitgebers und füge das aktuelle Datum hinzu.

Folgendem Aufbau sollte deine Absage folgen:

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Den richtigen Ton zu treffen, ist nicht nur in deiner Bewerbung, sondern auch in deiner Absage enorm wichtig. Schließlich ist das Schreiben der vorerst letzte Kontakt zur Firma. Es gilt also einen möglichst guten Eindruck zu hinterlassen, um, im Fall die Fälle, in einem möglicherweise später erfolgenden Bewerbungsverfahren an diesem positiven Eindruck aufbauen zu können.

Viele Bewerber*innen wollen aus den genannten Gründen eine möglichst charmante Absage verfassen. Achte dabei darauf, dass die Absage authentisch, individuell und nicht informell wirkt. Wenn du du nicht mit den charmanten Formulierungen wohlfühlst oder es einfach nicht deiner Person entspricht, solltest du an dich an simple Formulierungen halten, die der gegebenen Förmlichkeit entsprechen.

Generell kannst du deinen Ton und auch deinen Stil dem Unternehmen anpassen. Mit einem Start-up, das dich schon in der Stellenausschreibung duzt, solltest du anders kommunizieren als bspw. mit einem global agierenden Unternehmen. Gute Anhaltspunkte bieten hier die erwähnte Stellenausschreibung, aber auch die Unternehmensseite.

Für deine Absage kannst du auch als Bewerber*in viele verschiedene Zeitpunkte wählen. Hier findest du Beispielformulierungen für verschiedene Situationen, in denen du dich als Bewerber*in befinden kannst.

Hast du deine Bewerbung bereits eingereicht, kannst oder willst allerdings aufgrund einer grundlegenden Änderung deiner Situation die Stelle nicht mehr antreten, ist es besser dein Stellengesuch frühzeitig zurückziehen. 

Wenn du hingegen bereits ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch hattest oder sogar zugesagt hast, für das Unternehmen an arbeiten, dich aber umentscheidest, musst du deine Bewerbung nachträglich zurückziehen. 

Für internationale Bewerber*innen, die ihrer Bewerbung bei einem Unternehmen nicht länger nachgehen wollen, bietet selbst eine Absage auf Englisch an.

Unternehmen müssen im Verlauf eines Bewerbungsprozesses oft mehreren Bewerber*innen absagen. Das Schwierigkeit der Absagen liegt dabei oftmals in die Übermittlung der Gründe. Diese sollten Personaler*innen immer optimal vermitteln, so haben die abgelehnten Kandidat*innen die Chance sich anhand der Kritik zu verbessern und vielleicht sind es eben jene abgelehnten Bewerber*innen, die selbst in einem späteren Bewerbungsprozess erneut bewerben. 

Durch eine freundliche und informative Absage kannst du also auch Werbung für dein Unternehmen machen und das nicht nur beschränkt auf die abgelehnten Bewerber*innen. Erhalten diese eine nachvollziehbare Absage, kann das zum allgemeinen Imagegewinn des Unternehmens beitragen oder zumindest einen möglichen Imageverlust verhindern.

Um mit den Bewerber*innen angemessen zu kommunizieren, orientiere selbst als Recruiter*in an der Unternehmensform, der Stellenausschreibung, aber auch der Unternehmensphilosophie.

Wer als Arbeitgeber denkt, er könne die Absage beliebig begründen, der liegt falsch. Spätestens seit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) gibt es dahingehend einige Restriktionen. Wegen dieser raten Juristen Arbeitgebern oft dazu, keinen Grund für die Absage zu nennen oder sich stark an das AGG zu halten, da es immer wieder vorkommt, dass es an Bewerbungen in betrügerischer Absicht kommt.

Folgende Aspekte dürfen nicht als Grund für eine Absage fungieren:

Bei folgenden Gründen handelt es sich um gerechtfertigte Argumente für eine Absage durch das Unternehmen:

Als Arbeitgeber solltest du keinesfalls einzeilig absagen. Um auch in diesem, vermeintlich unliebsamen Schreiben, zu überzeugen, ist ein strukturierter Aufbau mit ausreichenden Informationen das Mittel der Wahl. 

Du solltest dich bemühen, deine Absage möglichst informativ und freundlich zu gestalten. Erhältst du jedoch eine unseriöse Bewerbungsmappe, die beispielsweise mit Rechtschreibfehlern oder Falschinformationen gespickt ist, bleibt die Art deiner Antwort dir überlassen. Du kannst hier abwägen, ob es deine verfügbare Zeit zulässt, konstruktive Kritik zu äußern. Bewahre aber Höflichkeit, wenn du dich zu einer Antwort entschlossen hast.

Um Bewerber*innen passend abzusagen, orientiere dich an diesem Aufbau:

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Absagen passt du immer auf das entsprechende Situation an. So individualisierst du deine Absage und Bewerber*innen haben weniger das Gefühl, mit allgemeinen Formulierungen abgefertigt worden zu sein. Bei mangelnden Qualifikationen der Bewerber*innen ist besonderes Fingerspitzengefühl gefragt. Junge, meist unerfahrene Bewerber*innen könnten Kritik an ihren Fähigkeiten als Kritik an ihrer Person fehlinterpretieren. Wurde bereits einem / einer anderen, womöglich besser qualifizierteren Bewerber*in zugesagt, so kannst du das in deiner Absage erwähnen.

Formulierst du eine Absage auf eine Initiativbewerbung, kannst du immer mit mangelnder Verfügbarkeit einer passenden Stelle diskutieren. Falls es die Qualität der Bewerbung rechtfertigt, kannst du dem / der Bewerbenden anbieten, sie in eine unternehmenseigene Bewerberdatenbank aufzunehmen, um sie über mögliche Stellenausschreibungen frühestmöglich informieren zu können. Das bietet selbst insbesondere deshalb an, weil die Person, durch das eigene Ergreifen der Initiative, tatsächliches Interesse an die Stelle und am Unternehmen verlauten lässt.

Sollte der / die Bewerber*in bereits eine Bewerbungsrundeoder ein persönliches Gespräch hinter sich gebracht haben, ist eine individuelle Absage unbedingt empfehlenswert. Ein Standardschreiben mit nichtssagenden Floskeln könnte als respektlos aufgefasst werden oder in Betracht des entgegengebrachten Aufwands unverhältnismäßig wirken.

Handelt es sich um eine Bewerbung auf Englisch, solltest du unbedingt auch an Englisch absagen. Antwortest du stattdessen auf Deutsch, kann das als Respektlosigkeit gegenüber dem / der Bewerbenden aufgefasst werden.

Als Bewerber*in solltest du unbedingt bei dem Unternehmen nachhaken. Das kannst du zum Beispiel direkt bei Erhalt der Absage in Angriff nehmen, falls diese telefonisch erfolgt. Nutze das Situation des direkten Kontaktes. Falls du die Absage schriftlich erhältst, kannst du abwägen, ob du dem schriftlich oder telefonisch nachgehen möchtest. Hast du das Gründe des Unternehmens erhalten, gleiche sie mit anderen Erfahrungen deines Bewerbungsprozesses ab. 

Haben dir mehrere Unternehmen mitgeteilt, dass du für die Stelle aus ihrer Anblick leider nicht qualifiziert genug bist, nimm dieses Problem in Angriff oder bewirb dich für eine Stelle mit niedrigerem Niveau. Durch Weiterbildungenkannst du deine angestrebte Stelle schließlich zu einem späteren Zeitpunkt noch stets erreichen.

Als Recruiter*ingilt es ebenfalls mehr Informationen über die Beweggründe der Bewerber*innen einholen. Nur so kannst du deinem eigenen Recruitingprozess optimieren. Auch du kannst bei einer telefonischen Absage seitens des Bewerbenden im Gespräch nachhaken. Bei einer schriftlichen Absage bietet sich auch eine telefonische oder schriftliche Antwort an. 

Sagen dir viele Bewerber*innen wegen den gleichen Gründen ab, erwäge diese zu ändern. Wenn viele Bewerbende dir wegen einer zu geringen Vergütung der Stelle absagen, recherchiere die Marktsituation und falls erforderlich korrigiere die Gehaltsvorstellung nach oben.

Eine Antwort auf das Absage gehört zum guten Ton. Bestätige, dass du die Absage erhalten hast, drücke dein Bedauern weg, frage nach einer möglichen erweiterten Nennung der Gründe für die Absage und wünsche dem Unternehmen alles Gute. Denn wer weiß? Vielleicht hat der / die Personaler*in schon bald eine andere Stelle an besetzten und denkt an dich zurück oder du konntest dich anhand der Kritik so verbessern, dass du für eine Neubesetzung der Stelle in Betracht gezogen werden kannst.

Auch die Antwort auf die Absage sollte sich immer an die zuständigen Personaler*innen richten. Das beugt dem Eindruck, du hättest ein allgemeines Antwortschreiben verfasst, vor. Da eine Begründung nicht zwingend in der Absage angegeben werden muss, obliegt es deiner Initiative, bei Interesse, dennoch die zuständige Ansprechperson an kontaktieren und nachzufragen. Entweder wird dir daraufhin einer Grund mitgeteilt oder darauf verwiesen, dass das Unterfangen auf das Ausformulieren von Gründen für die Absage verzichtet.

Deine Antwort könnte folgendermaßen aussehen:

„Sehr geehrte Dame Personalerin,

So eben erhielt ich die Nachricht, dass siehe meine Bewerbung für die Stelle XY leider nicht berücksichtigen konnten. Dies bedauere ich sehr und hoffnung, dass sie meine Bewerbung für zukünftige Stellen bedenken.

Ich wünsche Ihnen und Ihrem Unternehmen alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen

Max Muster”

Bei einer Absage ohne aufgeführten Grund:

„Sehr geehrte Frau Personalerin,

ich habe mich für die Stelle XY in Ihrem Unternehmen beworben und erhielt vor Kurzem die Absage meiner Bewerbung. Natürlich respektiere du diese Entscheidung.

Allerdings wurde in dem Schreiben kein auffälliger Grund für diese Entscheidung deutlich. Wäre es möglicher, mich darüber in Kenntnis zu setzen? Ich wünsche mich als Bewerber stets weiterentwickeln und wäre für ein ehrliches Feedback äußerst dankbar.

Mit freundlichen Grüßen

Maria Muster”

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Unternehmen sind meist in der komfortablen Position, aus einem großen Bewerber*innenpool zu wählen. Durch den Fachkräftemangel ist diese Situation aber nicht immer gegeben, weshalb die Relevanz der Gründe absagender Bewerber*innen steigt. Wenn Bewerber*innen ihren Bewerbungen bei deinem Unternehmen ohne angegebenen Grund rücktritt, liegt es im Ermessen des Unternehmens, den Gründen nachzugehen.

Die Antwort eines Unternehmens könnte folgendermaßen aussehen:

„Sehr geehrte*r Bewerber*in,

So eben erhielten wir die Nachricht, dass Siehe unser Unternehmen nicht länger in Betracht ziehen. Das bedauern wir sehr und hoffen deshalb, dass Siehe unser Unternehmen für zukünftige Stellen in Betracht ziehen.

Wir wünschen Ihnen und alles Gute für Ihre Zukunft.

Mit freundlichen Grüßen

Personaler*in”

Bei einer Absage ohne angegebenen Grund könnte dies so aussehen:

„Sehr geehrte*r Bewerber*in,

Sie haben sich für die Stelle XY in unserem Unternehmen beworben und Ihr Gesuch vor Kurzem zurückgezogen. Natürlich respektieren wir diese Entscheidung.

Allerdings wurde in Ihrem Schreiben kein auffälliger Grund für diese Entscheidung deutlich. Wäre es möglicher, uns darüber in Kenntnis zu setzen?

Wir möchten unser als Unternehmen stets weiterentwickeln und wären für einer ehrliches Feedback äußerst dankbar.

Mit freundlichen Grüßen

Personaler*in”

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Für Arbeitgeber gilt: Antworteschnell, aber nicht zu schnell. Kommt bei einer Online-Bewerbung wenige Minuten oder Stunden später direkt die Absage, dann wirkt es so, als wurden die Unterlagen überhaupt nicht überprüft. Ein Zeitraum von zwei Tagen bis zwei Wochen ist hier angemessen.

Um den Bewerber*innen trotzdem ein direktes Feedback an ermöglichen, kannst du eine vorformulierte Bestätigungsmail zurücksenden, das dem / der Bewerber*in signalisiert, dass seine / ihre Bewerbung eingegangen ist. Nun hast du genug Zeit, die Unterlagen zu prüfen und dann das eigentliche Rückmeldung zu formulieren. Eine sofortige Antwort ist angebracht, sobald die Stelle vergeben wurde und somit alle anderen Bewerber*innen nicht mehr infrage kommen!

Oft ergibt es Sinn, die Daten vielversprechender Bewerber*innen zu speichern. Vor allem, wenn man gerade keine Verwendung für sie hat, aber in näherer Zukunft die Chance für eine Zusammenarbeit entstehen könnte. Daten von Bewerber*innen müssen allerdings nach spätestens zwei Monaten gelöscht werden. Möchtest du also eine Datenbank mit möglichen Begabt anlegen, müssen die Bewerber*innen erst ihre Zustimmung zur Datenspeicherung äußern, ehe du sie aufnehmen kannst. 

Hast du keine Rückmeldung auf deine Bewerbung erhalten, interpretiere das nicht uber. Oft kommt es vor, dass das im Unternehmensalltag untergeht. Auf eine Stelle können, je nach Unternehmensdimension, mehrere hundert bis tausend Bewerber*innen kommen und somit ist eine vergessene Bewerbung keine Seltenheit. Um du in Erinnerung zu rufen oder den Stand deiner Bewerbung zu erfragen, kannst du dich wieder mit dem Unternehmen in Verbindung setzen.

Achte darauf, dass du dich erst, nachdem eine angemessene Zeit verstrichen ist, bei dem Unternehmen meldest. Meldest du du zu früh bei einem Unternehmen, das deine Bewerbung wegen der Bewerber*innenmenge noch nicht prüfen konnte, kann das negative Folgen haben. 

Stefan hat sich während seines Studiums der Volkswirtschaft an der Ruhr-Universität Bochum intensiv mit dem Thema Bewerbung beschäftigt. So entstand die Idee, ein Unterfangen zu gründen. Eine Idee, die er in 2011 realisiert hat. Stefan ist Gründer und Geschäftsführer die webschmiede GmbH (Die-Bewerbungsschreiber.de & Bewerbung.net), schreibt seit Jahren Fachbeiträge und gibt Interviews zum Thema professionelle Bewerbungsunterlagen.

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